1. FUNDAMENTAÇÃO: Dispensa de Licitação nos termos do Inciso II e §2º, do Art. 75 da Lei nº. 14.133/2021, regulamentado pela Resolução 017/CISAMREC/2023.

2. JUSTIFICATIVA: A presente contratação se faz necessária tendo em vista o quantitativo atual existe de 2.073 (duas mil e setenta e três) caixas de papelão no tamanho 36cm x 25cm x 13cm, que correspondem a aproximadamente um quantitativo de 2.303.140 (dois milhões, trezentos e três mil e cento e quarenta) de folhas de papel tamanho A4, arquivados em uma sala comercial locada que não mais comporta a quantidade de documentos físicos gerados (guias de procedimentos, documentos contábeis e financeiros, dentre outros) decorrentes da execução das atividades da Entidade, além de que irá garantir a segurança da manutenção dos documentos e prontuários, referentes aos seguintes documentos:

1) Do setor de Produção e Faturamento, sendo a maioria Guia de Requisição de Consulta, Exames e Procedimentos Especializados e/ou Guia de Requisição de Terapias devidamente autorizada pelos municípios correspondente, além de relatórios e documentos de encaminhamento dos médicos generalistas e demais documentos que o acompanham, encaminhados pelas Secretarias dos municípios e pelos prestadores, que integram o CISAMREC;

2) Do Centro de Distribuição e Insumos do CISAMREC, quantitativos expressivos de notas fiscais de entradas, ordens de compras, guias de saídas, relatórios e outros documentos relativos ao setor;

3) Do setor de Compras e Licitação, todas documentações geradas para a elaboração e finalização dos processos e procedimentos;

4) Do setor de Contabilidade, Departamento Pessoal, Patrimônio, documentos diversos pertinentes a estes setores;

5) Do setor de Credenciamento, todos os documentos necessários para a formalização de contratos de rateio e contratos de programas firmados com os entes consorciados, contratos de credenciamentos, termos de credenciamentos, processos de credenciamentos, editais de credenciamentos, processos de chamamentos públicos para credenciamentos de prestação de serviços de saúde, documentos de produção juntos ao MS/BPA-i e outros documentos pertinentes a esse setor;

6) Do setor de Prestação de Contas, documentos de convênios, termos de convênios e outros documentos diversos relacionados ao setor;

7) Outros documentos diversos.

Atualmente o quantitativo de documentos físicos armazenados na sala do Arquivo Morto representa um custo mensal, para a administração, de R$ 2.284,62, ou anual de R$ 27.415,44, e a não transformação deste arquivos e documentos físicos em arquivos e documentos digitais, sujeitará a administração na locação de outra sala comercial para o seu armazenamento, fato que irá onerar a administração. A transformação deste arquivos e documentos físicos em arquivos e documentos digitais possibilitará o arquivamento dos documentos em segurança digital (nuvens) e, consequentemente, a eliminação do arquivo físico proporcionará a redução e/ou eliminação do custo operacional para a manutenção do arquivo morto na forma física.

Tem-se, ainda, que a locação do equipamento representa menor onerosidade para a administração, uma vez que a estimativa para realizar a digitalização do quantitativo, aproximado, de 2.303.140 documentos, levará, aproximadamente, 24 meses ou 02 anos, e custará para a administração o valor anual estimado de R$ 4.800,00, além de que toda despesas de manutenção, deslocamento, configurações, suporte técnico, visita do técnico para manutenção preventiva e corretiva do equipamento, trocas e reposições de peças, instalação, treinamentos e orientações para utilização do equipamento, durante todo o período do contrato, correrá às expensas da Contratada, bem como a eliminação de  riscos de segurança, proteção da privacidade de dados e ameaças on-line.

No caso de contratação para a terceirização de digitalização do quantitativo estimado de 2.303.140 folhas A4, o custo será, conforme levantamento realizado, de R$ 0,12 à R$ 0,22 por página, que totalizaria um desembolso da importância de, aproximadamente, R$ 400.000,00, tornando-se muito oneroso, considerando o prazo de 24 meses ou 02 anos para finalizar toda digitalização, além da exposição de riscos de segurança, de proteção da privacidade de dados e ameaças on-line.

No caso a aquisição de 01 (um) equipamento para atender o mesmo objetivo não representa vantagem para a administração, uma vez que custo para a aquisição de um equipamento que atenda às necessidades pretendida, seria em torno de R$ 5.750,00, todavia, toda despesas de manutenção, deslocamento, configurações, suporte técnico, visita de técnico para manutenção preventiva e corretiva do equipamento, trocas e reposições de peças, instalação, treinamentos e orientações para utilização do equipamento, durante todo o período do contrato, correrá às expensas da Entidade, além de que, finalizado o serviço de digitalização, estimado em 24 meses, o equipamento ficaria inutilizado.

Desta forma, a locação do equipamento para scaner se torna mais vantajosa e menos onerosa para a administração.

3. OBJETO: Contratação de empresa especializada em locação de equipamento para scanner de digitalizações para conversões de documentos físico para a forma digital, atendendo a seguinte configuração: Scanner Duplex de passagem única. Velocidade de digitalização de 40 a 55 ppm e 80 ipm. Alimentador principal de 80 a 100 folhas de entrada. Ciclo de trabalho de 6.000 a 7.000 páginas por dia. Conectividade Wireless 802.11 b/g/n. Ethernet. SuperSpeed USB 3.0 (compatível com USB 2.0). Resolução máxima interpolada de até 1.200 dpi. Sensor óptico: CIS duplo.